Vinkki- ja tärppilista HYYn piirissä toimiville yhteisöille


HYAL ottaa koronavirustilanteen ja sen myötä tulevat THL:n rajoitukset ja ohjaukset vakavasti. Tahdomme antaa järjestöille ja muille yhteisöille kättä pidempää tilanteen kanssa selviämiseen. Kasasimme siis vinkki- ja tärppilistan, jota on kevyesti höystetty myös huumorilla – tilannetta ja jatkuvaa korona-viestitulvaa keventääksemme.

KOKOUKSET

Kokouksia ei ole välttämätöntä pitää fyysisesti läsnäollen. THL:n suosituksen mukaan tällöin nämä kokoontumiset olisi hyvä jättää välistä tai järjestää muutoin. Tässä vinkkejä, millä tavoin kokouksen voi järjestää etänä! Ensimmäisenä on hyvä miettiä, tarvitaanko kokoukseen ääniyhteys, entä näköyhteys? Vastauksista riippuen vaihtoehtoina voi olla sähköpostikokous, ryhmäpuhelu tai ryhmäpuhelu kameroin.

Mikäli kokous tapahtuu äänipuhelun tai videopuhelun kautta:
  • kun ei itse ole puhumassa, on hyvä painaa oma ääni mutelle. Tämä on hyvä ohjeistaa kokouksen alussa kaikille. Näin vältytään ylimääräiseltä näppäimistön rapinalta ja muilta taustaääniltä
  • mikäli näköyhteyttä ei tarvita, kokouksen voi hyvin järjestää esimerkiksi WhatsApin ryhmäpuhelun kautta
  • mikäli näköyhteys tarvitaan, ja halutaan jakaa yhteiseksi nähtäväksi jotakin, monessa sovelluksessa pystyy jakamaan näytön (share screen)
  • eväät saa valita ihan itse, eikä niitä tarvitse jakaa kenenkään kanssa!
  • voi kokoustaa vaikka ilman housuja (joskin, tässä myös riskit potentiaalisesti kiusallisiin tilanteisiin)
Erilaisia sovelluksia ryhmäpuheluihin:
Mikäli sähköpostikokous vaikuttaa parhaalta idealta, on tärkeää muistaa seuraavia asioita:
  • esityslista on suoraan sähköpostin tekstikentässä, ei liitteenä
  • esityslistassa tulee olla valmiina esityksiä, ja esimerkiksi puheenjohtajan tai asiakohtaa esittelevän henkilön omat kommentit ja kysymykset hallituksen jäsenille (nämä voi toimittaa etukäteen puheenjohtajalle, joka lähettää sähköpostin näiden kommenttien kera hallitukselle)
  • sähköpostikokouksella on, kuten tavallisellakin kokouksella, jotkin ennalta määrätyt alkamis- ja päättymisajat
  • puheenjohtajan tärkeää huolehtia, että riittävän moni vastaa, jotta päätösvalta toteutuu
  • kokoustajia tärkeää ohjeistaa vastaamaan “VASTAA KAIKILLE”-napin kautta, jotta myös muut kokoukseen osallistuvat saavat sähköpostin
  • sähköpostikokous sihteeröidään kokouksen päätyttyä sähköpostiketjua seuraamalla
  • paikallaolijoiksi merkataan esimerkiksi sähköpostiketjuun vastanneet osallistujat
Tärkeää huomioitavaa koskien yhdistyksen kokouksia:

PRH:n mukaan: Etäosallistumisella ei voida korvata perinteisen fyysisen kokouksen järjestämistä, vaan kyseessä on osallistumismuoto, jonka yhdistys voi halutessaan tarjota tavallisen kokousosallistumisen lisäksi. (17 § Etäosallistuminen)

TAPAHTUMAT

THL on antanut omat ohjeensa ja rajoitteensa, ja HYY niiden pohjalta omat ohjeistuksensa. Järjestön omalla vastuulla on päättää, voiko se järjestää tapahtumiaan. Tässä kuitenkin muutamia ajatuksia, mitä järjestö voi halutessaan keksiä peruttujen tapahtumien tilalle:

Leffailta
  • mikäli järjestöllä on jokin kaikille avoin yhteinen viestikanava (tarvittaessa sellaisen voi luoda vain tapahtumaa varten), voi järjestö järjestää vaikkapa elokuvaillan etänä
  • jos haluaa varmistaa, että kaikki katsovat elokuvaa samaan aikaan ja samassa tahdissa, voi varminta olla katsoa jokin televisiosta tuleva elokuva, tai käyttää siihen suunniteltua palvelua
  • toisaalta voi myös ohjeistaa kaikkia laittamaan elokuvan eteensä valmiiksi, ja kertoa, milloin elokuva kuuluu käynnistää
Google Hangouts-sitsit
  • osallistujat ostavat omat juomansa ja ovat itse vastuussa esimerkiksi mahdollisten juomien kaatumisesta näppäimistölle
  • voi sitsata ilman housuja (kunhan ei nouse fuksilaulun aikana tuolille seisomaan… ja jos tapahtuman turvallisen tilan periaatteet sen sallivat)
  • äänten kakofonia on taattu sitsilaulujen aikana!
Peli-ilta
  • Discordia tai muuta viestintäalustaa voi käyttää ääniyhteyden luomiseen
  • lautapelejä voi pelata esimerkiksi Tabletop-simulatorilla, tai ilmaisella Tabletopialla
  • tapahtumassa voidaan myös pelata yhdessä tietokonepelejä, tässä kuitenkin tärkeää tarkistaa pelin saavutettavuus kaikille pelaajille (toisin sanoen, ilmaispelit pop)

Muina huomioina: tylsistymistä voi lievittää soittelemalla läheisten kanssa puheluita, vaikkapa siivoamalla sen pitkään siivousta odottaneen vaatehuoneen tai lipaston laatikon ja lukemalla kirjoja – tenttikirjoja tai ihan vaan… kirjoja. Jos kiinnostaa erityisesti yhdistyksen asioiden edistäminen, voi järjestellä Driven uudestaan, siivota sen alakansioita, käydä historiikkia läpi tai päivittää sen tarpeessa olevia dokumentteja.

Lämpimin terveisin,
HYAL ry:n hallitus 2020