1. Rekisterinpitäjä
Helsingin yliopiston ainejärjestöläiset – HYAL ry
Mannerheimintie 5A, 00100 Helsinki
2. Yhteyshenkilöt
Ensisijainen yhteyshenkilö on yhdistyksen vuoden 2018 jäsen- ja tietosuojavastaava (jasenasiat@hyal.fi). Toissijainen yhteyshenkilö on yhdistyksen vuoden 2018 puheenjohtaja (pj@hyal.fi).
3. Rekisterin nimi
HYAL ry:n jäsenrekisteri
4. Rekisteröidyt
Jäsenrekisteri sisältää HYAL ry:n jäsenet.
5. Rekisterissä käsiteltävät henkilötiedot
Rekisteröidyiltä kerätään rekisteriin seuraavat tiedot:
- Koko nimi
- Asuinpaikkakunta
- Sähköpostiosoite
- Pääasiallinen opiskelutiedekunta
- Ainejärjestö
- Opiskelijanumero
- Opinto-oikeuden voimassaolo
6. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelemisen perusteet
Rekisteröidyiltä kerätään koko nimi ja asuinpaikka yhdistyslakiin perustuen. Sähköpostiosoite kerätään, jotta osataan olla rekisteröityihin yhteydessä, mikäli rekisteröidyn jäsenyyttä koskien ilmenee asiaa. Lisäksi sähköpostiosoite kerätään, jotta rekisteröidy voidaan liittää yhdistyksen jäsenten sähköpostilistalle. Halukkuutta sähköpostilistalle liittymiseen kysytään jäsenhakemuslomakkeessa. Rekisteröityjen pääasiallista opiskelutiedekuntaa ja ainejärjestöä kysytään, jotta rekisterinpitäjällä on ajantasainen kuva yhdistyksen jäsenten verkostoista eri tiedekunnissa ja ainejärjestökentällä. Näiltä osin tietojen käsittely on tärkeää yhdistyksen tarkoituksen eli mahdollisimman monipuolisen opiskelijakunnan tavoittamisen kannalta. Opiskelijanumero ja tieto opinto-oikeuden voimassaolosta kerätään, jotta rekisterinpitäjä pystyy pitämään rekisterin ajan tasalla helpommin. Yhdistyksen sääntöjen mukaan yhdistyksen jäsenen on oltava Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan jäsen, ja tämän vuoksi opiskelijanumeron ja opinto-oikeuden voimassaolon kysyminen on perusteltua.
7. Tietolähteet
Jäsenrekisterissä käsiteltävät henkilötiedot kerätään yhteydessä jäsenen täyttämällä elektronisella jäsentietolomakkeella.
8. Tietojen luovutus ja siirtäminen
Yhdistys ei luovuta jäsenrekisterissä olevia tietoja eteenpäin muille yhdistyksille. Yhdistys voi kuitenkin välittää jäsenrekisterissä olevia tietoja Helsingin yliopiston ylioppilaskunnalle jäsenehdon täyttymisen tarkistamiseksi ylioppilaskunnan toimesta. Jäsenrekisterissä olevia tietoja voidaan tarvittaessa hyödyntää myös yhdistyksen alumnirekisterin päivittämiseen. Jäsenrekisterissä olevia tietoja ei siirretä tai luovuteta EU-maiden ulkopuolelle.
9. Tietojen suojaus
Jäsenrekisteriä säilytetään sähköisesti kahdessa paikassa: yhdistyksen sisäisellä Google Drive -tilillä, joka on salasanasuojattu ja jonne on pääsy vain yhdistyksen hallituksella ja hallituksen nimeämillä toimihenkilöillä. Jäsenrekisteri on kryptattu ja varmuuskopioitu myös ulkoiselle tallennusvälineelle, johon on pääsy vain jäsen- ja tietosuojavastaavalla. Salasanat päivitetään säännöllisin väliajoin tai toimijoiden vaihtuessa.
10. Tietojen käsittelijät
Jäsenrekisterissä olevia tietoja käsittelee ensisijaisesti HYAL ry:n nimeämä jäsen- ja tietosuojavastaava. Lisäksi muilla HYAL ry:n hallituksen jäsenillä ja hallituksen erikseen nimeämillä toimihenkilöillä on tarkasteluoikeus jäsenrekisteriin.
11. Tietojen käsittelyn kesto
Tietoja säilytetään jäsenrekisterissä niin pitkään, kuin rekisteröidyn jäsenyys on voimassa. Tämä varmistetaan säännöllisesti tarkistamalla rekisterin avulla, onko jäsenen ylioppilaskunnan jäsenyys ja opinto-oikeus voimassa. Rekisteröidyn jäsenyyden lakatessa rekisteröidyn tiedot poistetaan rekisteristä.
12. Rekisteröityjen oikeudet
Kaikilla rekisteröidyillä on:
- Tarkistusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin hänestä tallennetut henkilötiedot. Rekisteröity voi tarvittaessa pyytää korjaamaan tai täydentämään mahdolliset virheelliset tai puutteelliset tiedot oikeiksi.
- Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin hänestä tallennettuja tietoja.
- Oikeus rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä.
- Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.
- Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että tämän henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta tarkistusta tai poistoa koskevaa pyyntöä, mutta ainoastaan laissa säädetyin perustein. Mikäli rekisterinpitäjä ei suostu rekisteröidyn vaatimuksiin, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistuksi.
13. Yhteydenotto
Yhteydenotot voi esittää kirjallisesti tai suullisesti jommallekummalle kohdassa kaksi (2) nimetyistä yhteyshenkilöistä.
14. Mahdolliset muutokset selosteessa
Mahdolliset muutokset päivitetään selosteeseen päiväyksin. Merkittäviksi koetuista muutoksista informoidaan rekisteröityjä. Suosittelemme, että rekisteröidyt käyvät säännöllisesti läpi jäsenrekisteriselosteemme.